新加坡私人公司持续维护责任指引
每家新加坡私人有限公司于注册成立后，都需要根据新加坡《公司法》（新加坡法律第50章）及《所得税法》（新加坡法律第134章）之规定，按时举行周年股东大会，就公司的主要登记事项变更之事宜向会计及注册局登记备案及妥善备存会计凭证及按时办理所得税申报事宜，以维护其合法注册地位或避免被罚款。
本文旨在就新加坡《公司法》及《所得税法》对私人公司持续维护的一些重要规定作简介介绍，以协助客户更为妥善的维护其新加坡私人公司。
一、 首次董事会决议案
公司应该于注册成立后的一个月内召开第一次董事会会议，以确认及/或通过下列事宜之决议：
1、 确认委任公司董事及公司秘书
2、 采纳公司法定印章样式
3、 采纳股票书及法定记录册
4、 其他事宜，例如决定开户银行及注册办事处等
如果董事未能召开会议，则应该编制一份包含以上各事项的书面决议案并安排全体董事于该书面决议案签署作实。
通常，协助您办理公司注册的代理会于公司注册成立时，同时协助您编制该份董事会书面决议案。如果您委托了注册代理为您注册您的新加坡公司，您务必要查阅注册代理移交给您的注册文件是否已经包含该份文件。如果没有，您可以要求您的注册代理为您编制。
二、 公司主要管理人员及其个人资料之变更
根据新加坡《公司法》之规定，如果公司的主要官员发生任何变动，包括董事及公司秘书的委任或辞退或辞职，或该等人士的个人资料出现任何变更，例如变更姓名、护照或身份证号码或住址，公司必须于发生变更或变动的一个月之内以指定格式之表格通知会计及企业管理局。
如果您已经委任启源作为您的新加坡公司的公司秘书，您应该在变更发生后尽快通知本公司，以便本公司可以为您在指定期限内办理变更或变动登记事宜，以避免不必要的罚款。
三、会计记录
每家于新加坡注册成立之公司，以及其董事及高级管理人员，必须保存足够的会计及其他记录，以解释公司的会计交易及财务状况，并致使公司可以不时编制准确的损益帐及资产负债表。并且，该等会计凭证及记录必须足以使审计师可以方便及适当的进行其每年的审计工作。
四、 委任审计师
公司的董事必须于公司注册成立后的三个月内委任一名审计师，该审计师必须是根据新加坡《会计师法2004》（新加坡法律第2章）登记的公共会计师。不过，从2004年4月1日起，如果公司属于“不活动公司”或者是营业额不多于新加坡币500万元的豁免私人公司，则该等公司无需委任审计师（因该公司无需委任审计师对其财务报表进行审计工作，详细规定见下文第五节）。
五、 经审计之账目
1、 一般规定
首先，董事必须确定公司的会计年度。董事于确定会计年度及审计师后，必须召开董事会会议或编制书面决议案以记录该等决定。根据《公司法》的规定，董事必须于周年股东大会把不多于6个月（即审计报告签署日期离周年股东大会召开日期不多于6个月）的经审计财务报告及董事会报告提交予股东审阅。
2、 “不活动公司”
《公司法》第205B条豁免以下公司聘请会计师对其财务报表进行审计工作：
（1） 公司自注册成立之日起即成为“不活动公司”；或
（2） 公司自对上一个会计年度年结日起即成为“不活动公司”。
如果一家公司在某个会计年度内没有发生任何会计交易，则该公司在该会计年度属于“不活动公司”。如果公司于某个会计年度内发生会计交易，则该公司即停止成为“不活动公司”。在决定某家公司是否属于“不活动公司”，以下所列交易不属于会计交易：
- 成员根据公司章程于公司注册时认购公司股份；
- 委任公司秘书；
- 委任审计师；
- 维护公司注册办事处；
- 维护公司法定记录册及账目；
- 缴纳费用及罚款予会计及企业管理局；
- 《公司法》指定的任何企业事项。
3、 豁免私人公司
豁免私人公司的定义为：
（1） 私人公司的股份持有人都是自然人，即公司股份的最终权益所有人必须是自然人，并且股东人数不能多于20个。
（2） 新加坡政府全资拥有的私人公司，并由政府部长于政府宪报宣布为豁免私人公司。
如果私人有限公司的年营业额不多于新加坡币500万元，则该等私人有限公司可以豁免聘请会计师审计其年度财务报表。
六. 提交周年申报表
1、 每家于新加坡注册成立之公司，都必须于其周年股东大会召开后的一个月之内向会计及企业管理局提交一份周年申报表。而公司必须于注册成立后的18个月内召开第一次股东大会，其后每次股东大会的间隔不能多于15个月。于周年股东大会提交予股东审阅之年度财务报表不能多于6个月（即审计报告签署日期离周年股东大会召开日期不多于6个月）。
2、 会计及企业管理局局长，如果收到申请，可以延长上述18个月、15个月及/或6个月之期限。
3、 一家豁免私人公司可以提交：
（1） 未经审计之损益帐及资产负债表或综合损益帐及资产负债表（必须留意，虽然私人豁免公司无需聘请审计师对其年度财务报表进行审计工作，公司仍然需要遵照《公司法》的要求，根据会计准则或财务报表准则编制其财务报表）。及
（2） 一份包含以下事宜之董事会声明：
(a) 其公司于会计年度年结日是《公司法》第205B所述之公司；
(b) 没有收到根据《公司法》第205B(6)条发出之要求其聘请会计师审计其财务报表之通知；及
(c) 其公司是否已经根据《公司法》第199条备存《公司法》所要求备存之会计及其他记录。
七、 周年股东大会
出来任何其他会议，每家公司都必须于每个公历年召开一次股东大会，并于该次会议上向股东提交公司之经审计之年度财务报表供股东审阅。提交予股东审阅之年度财务报表不能多于6个月（即审计报告签署日期离周年股东大会召开日期不多于6个月）。公司的第一次周年股东大会必须于公司注册成立后的18个月内召开，其后每次股东大会之间隔不能多于15个月。
必须注意，公司周年股东大会必须是一个实质的会议，而且公司必须邀请其审计师出席该会议。不过，如果全体股东一致通过决议，则私人公司可以免除召开周年股东大会。
八、 押记登记
每家公司都必须于其注册办事处保存一份记录公司所有押记及按揭的记录册以及该等押记及按揭的相关文书或相关文书之复印本。需要保存的押记及按揭记录簿仅仅限于根据《公司法》需要向会计及企业管理局登记的押记和按揭，还包括其他根据法律无需登记的押记和按揭，因公司于编制周年申报表时，需要填写该等无需登记之押记及按揭的资料。
九、 开设银行账户
虽然新加坡《公司法》并没有对公司开始银行账户做出任何规定，我们仍然建议您于公司注册成立后，尽快开始银行账户，并尽量通过公司之银行账户收取及支付各项收入及费用，以使公司账目更加清晰。
您可以选择于新加坡或者其他地方为您的新加坡公司开设银行账户，也可以决定开设一个或者多个账户。如果需要，本公司可以协助您于新加坡及香港开设银行账户。不过，需要留意的是，现在大部分银行都要求最少一个董事亲自到访其分行办理开户手续，以便其进行“认识你的客户”的尽责调查。
本文所述之事项，并没有包括公司注册成立后所有的维护手续。如果您对本文内容由任何疑问或需要本公司之协助，欢迎随时致电本公司或发电邮到 enquiries@bycpa.com 与本公司之专业顾问联系。
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