在日本的介护保险制度下，仅在因久卧不起或认知症等原因需要经常性介护的状态，或在家务、穿脱衣物等日常生活方面需要协助，特别在接受介护预防服务将对身心健康起到有效帮助的状态，才能享受介护服务。

在制度落实中，日本介护保险的参保人满65岁后将取得用于证明参保人身份的“介护保险参保人证”，但持有“介护保险参保人证”并不意味着可享受介护保险制度下的各类介护/协助服务。简要而言，希望接受介护/协助服务的参保人，首先应接受“要介护认定”，经判定为“需要介护”或“需要协助”后，才能享受介护/协助服务。

因此，为了判断是否符合上述状态、以及判定已经达到何种需要程度等，参保人应向所在地的市町村政府所提交“要介护认定”申请。所谓“要介护认定”，即用于判定参保人需要介护服务的程度的认定。因要介护认定涉及参保人可享受的介护保险待遇的单月限额，因此认定的基准在日本全国范围内统一客观。

1. 提交申请
   
   参保人向所在地的市町村政府的负责窗口提交要介护认定申请，一般情况下，需要提供《介护保险要介护/要协助认定申请书》（日文“介護保?要介護・要支援認定申?書”）、介护保险参保人证（第1号参保人）或健康保险参保人证（第2号参保人）、主治医生的意见书。
   
   参保人如没有主治医师，则可以接受由市町村政府指定之医生的诊疗，并在申请书中填入该医生的姓名、医院名、联系方式等。
   
   
2. 预约日期
   
   市町村政府受理申请后，将与参保人预约访问调查的日期。
   
   
3. 访问调查
   
   市町村的认定调查员或者由市町村政府委托的介护经理（又称为介护协助专家，日文为“ケアマネジャー”及“介護支援?門員”）在约定的日期前往申请人家中，问询申请人的身心状态、日常生活、家庭关系、居住环境等。
   
   
4. 一次判定
   
   认定调查员完成访问调查后，将访问调查的基本调查项目之调查结果输入电脑。电脑将在入住介护老人福祉设施等的老年人中，选取约3500名老年人作为参数，判定申请人需要介护服务的程度，此次判定被称为“一次判定”。
   
   
5. 二次判定
   
   介护认定审查会选出约5名与医疗、保健、福祉相关的专家，根据一次判定的结果、主治医生的意见书、访问调查中的特别记录事项，再次对申请人需要介护服务的程度进行判定，此次判定被称为“二次判定”。
   
   
6. 结果通知
   
   介护认定审查会将要介护认定的结果通知申请人，结果共分为8个等级，分别是“自立（即不需要介护/协助服务）”“需要协助等级1~2”及“需要介护等级1~5”。一般而言，参保人提交申请之日起到结果通知日需要约1个月。不同市町村政府处理要介护认定的所需时间不同，请以当地政府的实际处理情况为准。

原则上，参保人首次申请的要介护认定的结果为6个月有效，但市町村政府亦会根据需要调整认定结果的有效期，通常不小于3个月、不大于12个月。

要介护认定的有效期并不会自动更新，一旦有效期到期，参保人可能无法继续接受介护/协助服务，或者可能需要自行承担全额服务费用。因此，参保人如希望在有效期后继续接受介护/协助服务，应最迟在有效期到期日前60天提交更新申请。原则上，更新后的认定结果为12个月有效。

参保人或其家属如认为要介护认定的结果并不符合参保人的健康状态，无法接受介护认定审查会的认定结果，则可选择以下2种方法：

1. 不服申述
   
   参保人可以在收到要介护认定的结果通知后60天内，向介护保险审查会提出不服申述。市町村政府受理不服申述后，重新进行要介护认定，该过程可能耗时数月。
   
   
2. 等级变更
   
   向市町村的窗口提出“等级变更申请”的方法原本适用于健康状态出现显著变化、希望调整结果认定的参保人，参保人可以通过提出“等级变更申请”的方式更改要介护认定的结果。此方法相较于不服申述，可以更快变更要介护认定的结果，因此成为多数对结果不满意之参保人的首选方法。