快速通道
日本企业决定录用新员工后,最先应准备新员工的入职资料,入职资料包括企业给予员工的文件以及员工提供给企业的文件。 录用通知书录用通知书(日文“採用通知書”)是企业向员工表示同意录用的通知书,主要记载有同意录用的字样、入职日期、需要员工提供的文件清单等内容,并附有入职同意书、誓约书。员工如同意入职,通常会在入职同意书、誓约书上盖章签字,并送回企业。交付录取通知书予员工的做法并非企业方的法律义务。但值得注意的是,根据日本《劳动合同法》(日文“労働契約法”)第16条,录用通知书一经发送,如企业方事后单方面取消此次录用,则属于违法行为。 雇用合同书及劳动条件通知书雇用合同书(日文“雇用契約書”)及劳动条件通知书的目的均是明确规定员工的劳动条件。劳动条件通知书是企业将规定的劳动条件正式通知员工的文件;雇用合同书是企业及员工双方针对劳动条件表示同意的证明文件。雇用合同书上通常记载合同期间、工作内容、工作地点、工作时间、休息日及节假日、工资及奖金、离职事项等内容,且需要企业及员工双方的盖章签字。 员工应提供的文件员工应根据工作需要及自身情况准备相应的文件,并在办理入职时提供予企业。一般而言,企业会提前告知员工应准备的文件,员工应尽力配合。除交换予企业的入职同意书、雇用合同书之外,下表的文件大部分情况下会被要求提供(下表括号内为日文原文): 文件名称 说明 雇用保险参保人员证 (雇用保?被保?者証) 证明员工参加雇用保险的证明书,用于办理雇用保险参保手续。由员工最初就职的企业办理,员工离职后会归还予员工。初次参加工作的员工无需提供。 源泉征收票 (源泉徴収票) 用于办理员工入职后源泉所得税的年末调整,如员工已完成当年度的年末调整或初次参加工作,则无需提供。 年金账本 (年金手账) 用于办理年金保险的参保手续。 工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书 (給与所得者の扶養控除等(?動)申告書) 用于确认员工是否存在抚养人。 健康保险被抚养人(变动)备案 (健康保?被扶養者(?動)届) 用于确认员工是否有配偶、儿女。 My Number (マイナンバー) 用于办理社会保险及雇用保险的参保手续。 工资账户备案书 (給与振込先届出書) 用于申报员工接收工资的银行账户。 各类补贴支付备案书 (各種手当支給届出書) 如企业规定员工享有住房补贴、交通补贴等。 体检报告 (健康診断書) 入职后3个月内体验结果证明文件。
文件名称
说明
雇用保险参保人员证
(雇用保?被保?者証)
证明员工参加雇用保险的证明书,用于办理雇用保险参保手续。由员工最初就职的企业办理,员工离职后会归还予员工。初次参加工作的员工无需提供。
源泉征收票
(源泉徴収票)
用于办理员工入职后源泉所得税的年末调整,如员工已完成当年度的年末调整或初次参加工作,则无需提供。
年金账本
(年金手账)
用于办理年金保险的参保手续。
工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书
(給与所得者の扶養控除等(?動)申告書)
用于确认员工是否存在抚养人。
健康保险被抚养人(变动)备案
(健康保?被扶養者(?動)届)
用于确认员工是否有配偶、儿女。
My Number
(マイナンバー)
用于办理社会保险及雇用保险的参保手续。
工资账户备案书
(給与振込先届出書)
用于申报员工接收工资的银行账户。
各类补贴支付备案书
(各種手当支給届出書)
如企业规定员工享有住房补贴、交通补贴等。
体检报告
(健康診断書)
入职后3个月内体验结果证明文件。
员工入职后,企业负有编制劳动者名册、出勤簿、工资底账以反应该员工情况的法定义务。在日本,劳动者名册、出勤簿、工资总账被统称为法定三账簿。 劳动者名册劳动者名册(日文“労働者名簿”)用于记录每位入职员工(全日制劳动者除外)的信息,包括性别、地址、业务种类、入职日期、离职日期及离职理由(如适用)、死亡日期及死亡原因(如适用)。企业应保存劳动者名册至少3年。 出勤簿出勤簿是记录每位员工出勤情况的法定记录册,主要记录每位员工的出勤日期、工作天数、每日工作时长、加班日期、加班时长等。企业应保存出勤簿至少3年。 工资总账工资总账(日文“賃金台帳”)是记录所有员工的工资信息,不论员工是否是正式员工、兼职员工、全日制员工、派遣员工等。
员工入职后,企业应在员工取得资格(被雇用)之日起5天之内办理社会保险手续。社会保险广义上指健康保险、厚生年金保险、介护保险、雇用保险、工伤保险(日文“労災保?”),但在员工入职的情况下多数仅针对社会保险的狭义定义,即健康保险、厚生年金保险及介护保险。介护保险因为参保年龄要求较高(40岁~65岁),通常不适用于新入职的员工,所以主要是健康保险及厚生年金保险。社会保险手续具体指收集员工的资料,填写《健康保险/厚生年金参保人员资格取得备案》(日文“健康保?12539;厚生年金被保?者資格取得届”),并提交至管辖适用办公室的年金事务所。如员工存在抚养其家属或配偶的事实,企业应提交《健康保险被抚养人(变动)备案》或《国民年金第3号参保人员备案》(日文“国民年金第3号被保?者届”)。
员工入职后,企业应在员工入职之日所属月份的次月10日前,办理雇用保险手续。雇用保险手续具体指收集员工的资料,填写《雇用保险参保人员资格取得备案》(日文“雇用保?被保?者資格取得届”),并与法定三帐篷一齐提交至所辖的公共职业安定所。如员工并非初次参加工作,则应要求员工提供已有的《雇用保险参保人员证》。
对于初次参加工作的入职员工,企业应向员工交付录用通知书时,告知员工准备《工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书》。如员工非初次参加工作,则需要额外提供工资所得等的源泉征收票。企业在取得入职员工提供的《工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书》或源泉征收票(如适用)后,应根据该申报书编制《源泉征收簿》(日文“源泉徴収簿”)。所得税应在员工入职之日所属月份的次月10日前办理完成,受理政府部门为各地税务署。
住民税针对前一年的所得征税,有2种不同的征收方式,第1种方式是企业从员工的工资中代扣代缴住民税,此方式被称为“特别征收”;第2种方式是由员工个人直接缴纳住民税,此方式被称为“普通征收”。如入职员工前一年没有所得(如今年初次参加工作时),则企业无需为该员工办理住民税手续。对于有前一年所得的员工,企业应根据该员工之前的住民税征收方式,提交相应的文件办理住民税手续,具体如下: 如员工之前使用普通征收方式,希望入职后改用特别征收方式,则企业应提交住民税的缴纳书及《切换特别征收申请书》(日文“特別徴収への切替申?書”)。 如员工之前使用特别征收方式,希望入职后继续使用特别征收方式,则企业应提交《关于特别征收的工资所得者变动备案书》(日文“特別徴収にかかる給与所得者?動届出書”)。 如员工之前使用特别征收方式,希望入职后改用普通征收方式,则企业应提交《特别征收切换至普通征收的申请书及理由书》(日文“特別徴収から普通徴収への切替申?書兼理由書”)。 上述申请文件名称仅作参考,日本各自治体政府要求的申请文件及提交期限略有差异,详情请咨询相应的自治体政府机关窗口或专业人士。
参考资料:
1. 日本企业的法定加班津贴
2. 日本劳动者的工作时间
離岸公司