馬來西亞公司的實益擁有權報告
除非另有說明，否則下文所述馬來西亞公司或公司，特指根據馬來西亞公司法註冊的私人股份有限公司。
自21世紀初以來，全世界日益加劇的恐怖主義融資和非法洗錢問題備受關注。罪犯利用不同企業當中的漏洞來隱藏他們的非法資產，包括使用空殼公司以及創建具有複雜擁有權和控制結構的公司、合夥企業、基金會、信託和其他類型的企業，以避免被執法當局發現。這些企業的最終實益擁有人缺乏透明度，也成為世界各國政府有效打擊犯罪活動的障礙。
對此，負責打擊洗錢和恐怖主義融資的政府間組織反洗錢金融行動特別工作組（FATF）頒佈了FATF建議，要求各國確保能夠識別、核實及提供充分、準確和及時的公司實益擁有權信息於主管當局供執法人員查閱。這是政府打擊腐敗、洗錢和恐怖主義的重要措施。
每一個根據《反洗錢、反恐怖主義融資和非法活動收益法2001》（AMLA）指定的非金融企業及專業人士和其他非銀行金融機構的報告機構，包括公司秘書，在獲取實益擁有權信息中扮演十分重要的角色。這將有助於防止金融系統中的公司被濫用。
為此，馬來西亞公司委員會（CCM）援引其在《馬來西亞公司委員會法2001》下的權力，為所有CCM管轄的商業實體發佈了一份有關實益擁有權報告的指引。
一、 實益擁有人的定義
實益擁有人是最終擁有或控制法律實體或安排的自然人。《公司法2016》第2條文將實益擁有人定義為股份的最終所有者，但不包括代持人。實益擁有人的定義也必須與《公司法2016》的第8條文一併解讀。
CCM發佈的指引闡明了「股份的最終所有者」包括所有權和有效控制權。
二、 受實益擁有權報告約束的實體類型
除了豁免實體，即受馬來西亞國家銀行，證券委員會監管或許可或在證券交易所交易的公司，所有公司、有限責任合夥企業、獨資和合夥企業都必須遵守實益擁有權報告準則。沒獲得豁免的政府或國營企業也必須遵守該準則。
三、 實益擁有權信息的負責人
由於獲取及核實實益擁有權信息的過程涉及各方，因此各個單位的負責人必須充分了解本身所擔任的角色和責任。
負責公司實益擁有權信息的單位如下：
- 董事會
董事會負責確保公司行使了其根據《公司法2016》第56（1）、（2）或（3）條的權力發出通知書給所有股東或其他人要求其就實益擁有權提供書面答覆，並確保實益擁有權信息經收到後被錄入實益擁有人登記冊。
- 股東
如果公司股東收到根據《公司法2016》第56（1）或（3）條發出的通知，該股東有義務告知公司他是否是實益擁有人、作為受託人、或者其持有的投票權基於協議或安排受制於另一人。
股東的義務也包括需要提供委託人及協議或安排的當事方的信息，以便公司確定這些人的身份。
- 根據第56（2）條獲得通知的其他人
如非公司股東收到根據第56（2）條發出的通知，該人有責任通知公司他是否是公司的實益擁有人或已符合指引中所述的至少一個實益擁有人的標準。其義務也包括需要提供以其受託人身份持有表決權股份的人的詳細資料，以便公司確定這些人的身份。
- 公司秘書/代理人
根據第56（4）條的規定，公司秘書必須確保實益擁有權資料被錄入實益擁有人登記冊。此外，秘書也必須向CCM提交實益擁有權信息。
四、 實益擁有人的標準
實益擁有人會是符合以下一個或多個標準的自然人：
- 直接或間接擁有公司不少於20%股份的權益；
- 直接或間接持有公司不少於20%的有表決權股份；
- 有權對公司、董事或管理層進行正式或非正式的最終有效控制；
- 有權力直接或間接委任或罷免在董事會議上持有多數表決權的董事；或
- 公司股東，並與另一股東協議控制公司大部分的投票權。
五、 實益擁有權信息的申報
- 新公司（在提交第一份周年申報表之前）
(1) 在委任公司秘書後30天內取得實益擁有權資料。
(2) 在獲得或收到實益擁有權信息後60天內將實益擁有權信息錄入實益擁有人登記冊。上述60天的期限包括以下通知CCM的14天期限。
(3) 在實益擁有權信息錄入實益擁有人登記冊的14天內通知CCM。
- 現有公司（從提交第一份周年申報表後）
(1) 在實益擁有權信息被錄入在實益擁有人登記冊之日起的14天內通知CCM股東名冊的變更。
(2) 在公司成立周年日後30天內提交周年申報表以及實益擁有權信息。
六、 識別實益擁有人的合理措施
公司必須採取以下至少一項或多項的合理措施來識別其實益擁有人：
- 考慮個人、公司實體和/或信託持有的公司所有權益;
- 審查公司的所有文件和信息，即股東名冊，股東協議，章程，公司註冊證書等;
- 根據《公司法2016》第56（1）、（2）或（3）條發出通知。此外，公司必須至少一年發出一次根據第56（1）條的通知，以便提交周年申報表;
- 考慮任何通過各種手段持有的利益或權利的證據，這些利益或權利最終可能由同一人控制;
- 制定適當的實益擁有權報告內部政策要求股東通知或更新公司有關實益擁有人的身份。如有必要，可反映此類政策於公司章程或其他適當的文件中；及
- 根據每家公司的情況或需要採取的任何其他行動。
七、 獲取和保存實益擁有權信息
- 透過發出根據《公司法2016》第56（1）、（2）或（3）的通知以獲取實益擁有權信息;
- 採取合理步驟以識別符合一項或多項標準的公司實益擁有人;
- 將實益擁有權資料存放在實益擁有人登記冊，並確保該資料的準確性與及時性;
- 透過制定適當的實益擁有權報告內部政策要求股東通知或更新公司有關實益擁有人的身份。如有必要，可反映此類政策於公司章程或其他適當的文件中；及
- 允許主管當局、執法機構、實益擁有人以及實益擁有人授權的任何人查閱實益擁有權資料。實益擁有人只可查閱與其有關的實益擁有權資料。
在無法獲得實益擁有權信息的情況下，公司必須出示證據以證明已向股東發出至少2份通知以試圖獲取此類信息。此類證據必須與實益擁有人登記冊保存在同一地點。
八、 過渡期
該CCM指引於2020年3月1日生效，並設定了2020年3月1日至2020年12月31日為過渡期。在過渡期間，公司必須在公司層面獲取、保留和更新實益擁有權信息。過渡期後，公司必須向CCM提交實益擁有權信息。
CCM在2020年12月17日宣佈延長以上所述的過渡期，以配合擬議的《公司（修訂）條例草案》及《有限責任合夥（修訂）條例草案》的執行日期。在延長的過渡期內，公司應繼續識別和核實實益擁有人，確保實益擁有權信息的準確性，以便有關當局可以及時獲得保存在公司的實益擁有權信息。公司也必須將實益擁有權信息與年度申報表一併提交。
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