日本企業決定錄用新員工後，最先應準備新員工的入職資料，入職資料包括企業給予員工的文件以及員工提供給企業的文件。

1. 錄用通知書
   
   錄用通知書（日文「採用通知書」）是企業向員工表示同意錄用的通知書，主要記載有同意錄用的字樣、入職日期、需要員工提供的文件清單等內容，並附有入職同意書、誓約書。員工如同意入職，通常會在入職同意書、誓約書上蓋章簽字，並送回企業。
   
   交付錄取通知書予員工的做法並非企業方的法律義務。但值得注意的是，根據日本《勞動合同法》（日文「労働契約法」）第16條，錄用通知書一經發送，如企業方事後單方面取消此次錄用，則屬於違法行為。
   
   
2. 僱用合同書及勞動條件通知書
   
   僱用合同書（日文「僱用契約書」）及勞動條件通知書的目的均是明確規定員工的勞動條件。勞動條件通知書是企業將規定的勞動條件正式通知員工的文件；僱用合同書是企業及員工雙方針對勞動條件表示同意的證明文件。
   
   僱用合同書上通常記載合同期間、工作內容、工作地點、工作時間、休息日及節假日、工資及獎金、離職事項等內容，且需要企業及員工雙方的蓋章簽字。
   
   
3. 員工應提供的文件
   
   員工應根據工作需要及自身情況準備相應的文件，並在辦理入職時提供予企業。一般而言，企業會提前告知員工應準備的文件，員工應盡力配合。除交換予企業的入職同意書、僱用合同書之外，下表的文件大部分情況下會被要求提供（下表括號內為日文原文）：
   

   文件名稱	說明
   僱用保險參保人員證 （僱用保険被保険者証）	證明員工參加僱用保險的證明書，用於辦理僱用保險參保手續。由員工最初就職的企業辦理，員工離職後會歸還予員工。初次參加工作的員工無需提供。
   源泉徵收票 （源泉徴収票）	用於辦理員工入職後源泉所得稅的年末調整，如員工已完成當年度的年末調整或初次參加工作，則無需提供。
   年金賬本 （年金手賬）	用於辦理年金保險的參保手續。
   工資所得者的撫養扣除等（變動）申報書 （給與所得者の扶養控除等（異動）申告書）	用於確認員工是否存在撫養人。
   健康保險被撫養人（變動）備案 （健康保険被扶養者（異動）屆）	用於確認員工是否有配偶、兒女。
   My Number （マイナンバー）	用於辦理社會保險及僱用保險的參保手續。
   工資賬戶備案書 （給與振込先屆出書）	用於申報員工接收工資的銀行賬戶。
   各類補貼支付備案書 （各種手當支給屆出書）	如企業規定員工享有住房補貼、交通補貼等。
   體檢報告 （健康診斷書）	入職後3個月內體驗結果證明文件。

   
   

員工入職後，企業負有編制勞動者名冊、出勤簿、工資底賬以反應該員工情況的法定義務。在日本，勞動者名冊、出勤簿、工資總賬被統稱為法定三賬簿。

1. 勞動者名冊
   
   勞動者名冊（日文「労働者名簿」）用於記錄每位入職員工（全日制勞動者除外）的信息，包括性別、地址、業務種類、入職日期、離職日期及離職理由（如適用）、死亡日期及死亡原因（如適用）。企業應保存勞動者名冊至少3年。
   
   
2. 出勤簿
   
   出勤簿是記錄每位員工出勤情況的法定記錄冊，主要記錄每位員工的出勤日期、工作天數、每日工作時長、加班日期、加班時長等。企業應保存出勤簿至少3年。
   
   
3. 工資總賬
   
   工資總賬（日文「賃金台帳」）是記錄所有員工的工資信息，不論員工是否是正式員工、兼職員工、全日制員工、派遣員工等。

員工入職後，企業應在員工取得資格（被僱用）之日起5天之內辦理社會保險手續。

社會保險廣義上指健康保險、厚生年金保險、介護保險、僱用保險、工傷保險（日文「労災保険」），但在員工入職的情況下多數僅針對社會保險的狹義定義，即健康保險、厚生年金保險及介護保險。介護保險因為參保年齡要求較高（40歲~65歲），通常不適用於新入職的員工，所以主要是健康保險及厚生年金保險。

社會保險手續具體指收集員工的資料，填寫《健康保險/厚生年金參保人員資格取得備案》（日文「健康保険・厚生年金被保険者資格取得屆」），並提交至管轄適用辦公室的年金事務所。如員工存在撫養其家屬或配偶的事實，企業應提交《健康保險被撫養人（變動）備案》或《國民年金第3號參保人員備案》（日文「國民年金第3號被保険者屆」）。

員工入職後，企業應在員工入職之日所屬月份的次月10日前，辦理僱用保險手續。

僱用保險手續具體指收集員工的資料，填寫《僱用保險參保人員資格取得備案》（日文「僱用保険被保険者資格取得屆」），並與法定三帳篷一齊提交至所轄的公共職業安定所。如員工並非初次參加工作，則應要求員工提供已有的《僱用保險參保人員證》。

對於初次參加工作的入職員工，企業應向員工交付錄用通知書時，告知員工準備《工資所得者的撫養扣除等（變動）申報書》。如員工非初次參加工作，則需要額外提供工資所得等的源泉徵收票。企業在取得入職員工提供的《工資所得者的撫養扣除等（變動）申報書》或源泉徵收票（如適用）後，應根據該申報書編制《源泉徵收簿》（日文「源泉徴収簿」）。

所得稅應在員工入職之日所屬月份的次月10日前辦理完成，受理政府部門為各地稅務署。

住民稅針對前一年的所得徵稅，有2種不同的徵收方式，第1種方式是企業從員工的工資中代扣代繳住民稅，此方式被稱為「特別徵收」；第2種方式是由員工個人直接繳納住民稅，此方式被稱為「普通徵收」。

如入職員工前一年沒有所得（如今年初次參加工作時），則企業無需為該員工辦理住民稅手續。對於有前一年所得的員工，企業應根據該員工之前的住民稅徵收方式，提交相應的文件辦理住民稅手續，具體如下：

1. 如員工之前使用普通徵收方式，希望入職後改用特別徵收方式，則企業應提交住民稅的繳納書及《切換特別徵收申請書》（日文「特別徴収への切替申請書」）。
2. 如員工之前使用特別徵收方式，希望入職後繼續使用特別徵收方式，則企業應提交《關於特別徵收的工資所得者變動備案書》（日文「特別徴収にかかる給與所得者異動屆出書」）。
3. 如員工之前使用特別徵收方式，希望入職後改用普通徵收方式，則企業應提交《特別徵收切換至普通徵收的申請書及理由書》（日文「特別徴収から普通徴収への切替申請書兼理由書」）。

上述申請文件名稱僅作參考，日本各自治體政府要求的申請文件及提交期限略有差異，詳情請諮詢相應的自治體政府機關窗口或專業人士。