僱主僱用預計持續僱用期限滿31天、單周規定工作時間滿20小時的勞動者後，應在該勞動者成為參保人所屬月份的次月10日前，向管轄事業所所在地的公共職業安定所提交《僱用保險參保人資格取得備案》（以下簡稱「資格取得備案」）。

資格取得備案可以從公共職業安定所窗口領取，也可以在日本總務省管理下的網絡行政服務網站在線填寫（電子申報）。

僱主如僱用預計持續僱用期限滿31天、單周規定工作時間滿20小時的勞動者，其企業成為適用事業所後，則有義務編制、提交《僱用保險適用事業所設置備案》（以下簡稱「事業所設置備案」）。與資格取得備案相同，事業所設置備案亦應在勞動者成為參保人所屬月份的次月10日前提交至管轄事業所所在地的公共職業安定所（以下簡稱「管轄安定所」）。

通常與事業所設置備案一同提交的文件，包括3個月內的法人登記簿副本、辦公室租賃合同、法人稅務備案文件、社會保險相關文件、工資總賬、員工名單等。

如僱主僱用符合僱用保險參保條件的勞動者後，未按法定要求提交資格取得備案，則會影響身為參保人的勞動者所能領取的僱用保險補助，損害勞動者的利益。

為避免上述事態，勞動者可以向管轄安定所提交《僱用保險參保人員資格取得備案確認諮詢票》，並提供身份及住址證明文件，以確認僱主是否遵守法定要求。公共職業安定所受理諮詢後，發行《僱用保險參保人員資格取得備案確認諮詢回答書》告知結果。

僱用保險參保人員證（以下簡稱「參保人員證」）是參加僱用保險時發行的證明書，證明持有者為僱用保險參保人。

管轄安定所所長受理僱主提交的資格取得備案後，將發行參保人員證給參保人。多數情況下，公共職業安定所會交付參保人員證給僱主。原則上僱主應轉交該證予員工，但實際中僱主替員工（參保人）保管以便於辦理其它僱用保險手續，直至員工離職後再轉交參保人員證給員工之情況更為普遍。

因此，與原則相悖，多數勞動者離職時才從前僱主處收到參保人員證。勞動者收到該證後應妥善保管，並在下次受僱時提供予新僱主。新僱主收到參保人員證並辦理資格取得備案後，將收到新的參保人員證，舊的參保人員證會被回收。新證上所記載的參保人號碼與舊證的參保人號碼相同，如不相同，參保人應儘快與公共職業安定所確認。

僱用保險參保人資格取得等確認通知書（以下簡稱「資格取得通知書」）是管轄安定所所長受理僱主提交的資格取得備案後發行之通知書。

資格取得通知書與參保人員證的作用相似，但資格取得通知書不僅記載有參保人號碼、參保人姓名及出生日期，亦記載有備案受理日期、參保人種類及事業所名稱等信息。資格取得通知書會在辦理完資格取得備案後，直接經僱主轉交予員工（參保人），通常不會像參保人員證一樣由僱主保管。

根據僱用保險法施行令第7條，在僱用之勞動者失去參保人資格（例如員工離職或死亡、工作時間減少）後，僱主應在參保人資格喪失當天次日起10天內，向管轄安定所提交《僱用保險參保人資格喪失備案》（以下簡稱「資格喪失備案」）。僱主完成資格喪失備案後，符合條件的離職員工可以領取僱用保險求職者補貼的基本補助。

資格喪失備案中應記載參保人號碼、事業所號碼、取得僱用保險參保人資格的日期、參保人的姓名、性別、地址、單周規定勞動時間、喪失資格的原因等。

離職證明書全稱為「僱用保險參保人離職證明書」，是僱主應在員工（參保人）退職日期次日起10天之內向管轄安定所提交之文件。離職證明書由1張原始件及2張複寫件組成，當管轄安定所所長受理離職證明書後，僱主根據員工（參保人）意願交付複寫件予員工，該2張複寫件即是離職票。

離職票全稱為「僱用保險參保人離職票」，員工（參保人）離職後由僱主交付予員工。參保人可提交2張複寫件中的第2張（離職票-2）至管轄安定所，以領取失業等補助金。

當員工未要求僱主交付離職票時，僱主無需提交離職證明書至管轄安定所。但是，如離職員工已滿59歲，無論員工是否要求交付離職票，僱主均應提交離職證明書。

日本勞動者應留意區分「離職證明書」和「退職證明書」。離職證明書是僱主按員工意願向政府部門提交之官方指定文書，而退職證明書只是由僱主開具、證明員工已離職的私人性文件，無指定的格式及內容要求。

《公共職業訓練等聽講備案/通所備案》，是領取僱用保險基本補助的參保人在參加公共職業訓練時，用於申領技能習得津貼及寄宿津貼的資料。

參保人在厚生勞動省的官方網站上填寫、打印公共職業訓練等聽講備案/通所備案後，應將打印的紙質備案書提交至管轄所在地的公共職業訓練所窗口，或通過厚生勞動省電子申報系統提交。如選擇線下窗口提交備案書，應注意備案書不能摺疊、破損。

其它僱用保險相關的資料文件請參考下表（包括但不限於）。

資料文件名稱	使用場合
僱用保險參保人轉崗備案	參保人在同一法人（僱主）內被調整至其它崗位
高齡僱用持續補助支付申請書	僱主代參保人員工申請高齡僱用持續補助
育兒休業補助支付申請書	僱主代參保人員工申請育兒休業補助
介護休業補助支付申請書	僱主代參保人員工申請介護休業補助
僱用保險適用事業所廢止備案	事業所被廢棄或無僱用員工
僱用保險僱主事業所各種變更備案	僱主的名稱、所在地等發生變更
搬家費支付申請書	參保人申請領取搬家費
求職活動支援費支付申請書	參保人申請領取廣域求職活動費、短期訓練聽講費、或求職活動相關勞務使用費
短期訓練聽講費支付條件諮詢票	參保人申請領取短期訓練聽講費
短期訓練聽講費支付條件回答書	參保人申請接受聽講指導
日工勞動參保人手帳	僱主貼上印花以證明日工勞動參保人工作天數